Máy in hóa đơn và giấy in bill tưởng như là bộ đôi “tự nhiên sinh ra để dành cho nhau”. Thế nhưng thực tế nhiều chủ cửa hàng lại thường xuyên gặp các lỗi như: chữ in mờ, bill bị đen, máy kẹt giấy liên tục, QR code in ra không quét được… Nhưng họ lại không biết rằng nguyên nhân chính nằm ở việc giấy in không phù hợp với máy in.

Khi máy in và giấy in không “hợp nhau”, hiệu suất bán hàng giảm mạnh, chi phí vận hành tăng và tuổi thọ máy in tụt dốc nhanh chóng.

Dưới đây là 7 dấu hiệu quan trọng giúp bạn nhận ra ngay lập tức liệu loại giấy đang dùng có phù hợp với máy in của mình hay không.

1. Bill in ra bị mờ chữ, loang, không đồng đều

Đây là dấu hiệu rõ ràng nhất.

Biểu hiện

• Chữ in lúc đậm lúc nhạt

• Nét in không đều từ đầu đến cuối

• Màu chữ xám hoặc nhạt dù máy vẫn nóng

Nguyên nhân

• Lớp phủ nhiệt của giấy không tương thích với đầu in

• Giấy quá cứng hoặc quá mỏng làm đầu in không tiếp xúc đúng

• Độ nhạy nhiệt của giấy thấp khiến máy phải đốt nhiều nhiệt

Hệ quả

Dùng lâu khiến đầu in phải hoạt động quá sức → mất tuổi thọ nhanh chóng.

👉 Nếu chữ in không đều → giấy không phù hợp hoặc giấy kém chất lượng.

2. Máy in hóa đơn nóng bất thường dù in ít

Một dấu hiệu quan trọng nhưng ít chủ shop để ý.

Biểu hiện

• Máy nóng chỉ sau 3–5 phút in

• Mùa nóng máy càng dễ tắt nguồn hoặc giật lag

• Đầu in có mùi hơi khét sau khi in nhiều bill

Nguyên nhân

• Giấy không nhạy nhiệt, buộc máy phải tăng nhiệt để hiển thị chữ

• Bề mặt giấy không mịn, gây ma sát cao

• Chất lượng giấy quá kém, thiếu lớp bảo vệ

Hệ quả

• Dễ cháy đầu in

• Máy giảm tuổi thọ

• Tốc độ in chậm lại

👉 Nếu máy nóng nhanh → giấy không phù hợp hoặc quá kém chất lượng.

3. Giấy dễ bị kẹt, máy báo lỗi liên tục

Kẹt giấy có thể do máy, nhưng 70% nguyên nhân đến từ giấy không đạt chuẩn.

Biểu hiện

• Máy báo lỗi “Paper Jam” thường xuyên

• Giấy kẹt ở dao cắt

• Giấy cong mép, không vào thẳng

Nguyên nhân

• Độ dày giấy không đồng đều

• Giấy bị phồng, méo hoặc quá mềm

• Mép giấy cắt không chuẩn, gây vướng dao cắt

• Cuộn giấy cuộn quá lỏng hoặc lõi không đúng kích thước

Hệ quả

• Dao cắt cùn

• Máy in hỏng trục kéo

• Tốn thời gian xử lý

👉 Kẹt giấy thường xuyên = giấy không tương thích hoặc chất lượng quá thấp.

4. QR code hoặc barcode in ra không quét được

Ngành F&B, siêu thị, cửa hàng thanh toán QR gặp lỗi này rất nhiều.

Biểu hiện

• QR code không nét

• Quét không được hoặc quét rất chậm

• Mã vạch bị nhòe

Nguyên nhân

• Lớp phủ nhiệt không chuẩn

• Bề mặt giấy rỗ, xốp, không mịn

• Giấy không phản ứng đúng nhiệt độ đầu in

• Giấy không dành cho mục đích in mã vạch

Hệ quả

• Mất thời gian quét thanh toán

• Khách khó chịu trong giờ cao điểm

• Gây lỗi đếm hàng tại cửa hàng

👉 Nếu QR không quét → chắc chắn giấy không hợp với máy.

5. Cuộn giấy phồng, giấy bị cong mép, dễ gãy

Máy in POS cần giấy có độ cứng và độ đàn hồi chuẩn để vận hành trơn tru.

Biểu hiện

• Giấy bị cong mép khi in

• Cuộn giấy bị phồng, không tròn đều

• Giấy dễ gãy dọc, sờn mép

Nguyên nhân

• Giấy quá mềm (giấy giả, pha tạp)

• Cuộn không chặt → dễ vướng vào trục kéo

• Giấy bị ẩm hoặc chất giấy không tốt

Hệ quả

• Gây kẹt giấy

• Giảm độ bền máy

• Chậm tốc độ in

👉 Giấy cong mép = không phù hợp hoặc đã bị lỗi từ sản xuất.

6. Máy in phát ra tiếng “rít”, tiếng cọ sát khi kéo giấy

Âm thanh này cho thấy ma sát giữa giấy và đầu in quá lớn.

Biểu hiện

• Tiếng kéo giấy to

• Tiếng “khẹt khẹt” khi in nhiều bill

• Máy rung nhẹ khi kéo giấy

Nguyên nhân

• Bề mặt giấy không mịn

• Giấy quá dày hoặc quá cứng

• Lớp nhiệt không đều → đầu in phải tì mạnh

Hệ quả

• Mài mòn đầu in

• Giảm tuổi thọ máy nghiêm trọng

• Tốc độ in giảm

👉 Nghe tiếng “rít” = giấy không phù hợp 100%.

7. Bill in ra nhanh phai, đổi màu vàng hoặc đen chỉ sau vài ngày

Đây là dấu hiệu cực kỳ quan trọng để nhận biết giấy không đạt chuẩn.

Biểu hiện

• Bill phai sau 2–7 ngày

• Mặt giấy chuyển sang màu vàng hoặc xám

• Chữ mờ khi sờ vào

Nguyên nhân

• Lớp phủ nhiệt pha tạp

• Giấy không đúng tiêu chuẩn bảo quản

• Mực hiển thị kém vì giấy không phản ứng với nhiệt đúng cách

Hệ quả

• Không lưu bill được

• Gây rối khi khách đổi trả hàng

• Phải in lại nhiều lần → tốn giấy

👉 Bill phai nhanh = giấy kém & không hợp máy.

Tóm lại: Giấy in không phù hợp = hỏng máy, tốn tiền, giảm hiệu suất

Nếu gặp 1 trong 7 dấu hiệu trên, bạn nên:

• Đổi ngay loại giấy khác

• Chọn giấy thương hiệu uy tín

• Kiểm tra thông số kỹ thuật đúng với máy in

• Tránh giấy quá rẻ, không rõ nguồn gốc

Máy in tốt + giấy in chuẩn = bán hàng mượt – không kẹt giấy – không lỗi QR – không hỏng đầu in.